Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Onlinedienstes juntivo.ME (nachfolgend „Dienst" oder „Anwendung"). Für die allgemeine Unternehmenswebsite unter elbcloud.de gilt eine separate Datenschutzerklärung.

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diesen Dienst nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung in diesem Dienst?

Die Datenverarbeitung in diesem Dienst erfolgt durch den Betreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie bei der Registrierung oder bei der Nutzung der Anwendung eingeben. Andere Daten werden automatisch beim Aufruf des Dienstes durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie den Dienst aufrufen.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung des Dienstes zu gewährleisten. Weitere Daten werden zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen (Betrieb Ihres Nutzerkontos und der Anwendung) verarbeitet.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir hosten den Dienst in der Cloud-Infrastruktur von Microsoft Azure. Die personenbezogenen Daten, die in diesem Dienst verarbeitet werden, werden auf Servern von Microsoft gespeichert. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Der Betrieb erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Region „North Europe", Irland). Das Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Auftragsverarbeitung

Wir haben mit dem vorgenannten Anbieter einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Nutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieses Dienstes nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diesen Dienst nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung in diesem Dienst ist:

elbcloud Tech Solutions GmbH
Weidestraße 124
22083 Hamburg

Telefon: 040 – 69 63 86 3 - 20
E-Mail: moin@elbcloud.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Manuel Jiménez
Jiménez Consulting
Garstedter Weg 283a
22455 Hamburg

Telefon: +49 177 3100249
E-Mail: datenschutz@elbcloud.de

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Für die folgenden Datenarten löscht der Dienst automatisch nach festen Fristen. Die Fristen stammen aus einem zentralen Fristen-Katalog, nach dem auch die täglichen Löschläufe arbeiten; jeder Lauf wird mit Anzahl und Zeitpunkt protokolliert. Gelöschte Daten sind danach noch bis zu 35 Tage in den unveränderlichen täglichen Datenbank-Sicherungen enthalten und laufen dort ab. Das Änderungsprotokoll (Audit-Log) liegt die ersten 13 Monate in der Datenbank und danach bis zum Ende seiner Frist in einem unveränderlichen Speicherarchiv bei Microsoft Azure (Region „North Europe"), aus dem es nur auf Anfrage gelesen wird.

Anwendungs-Logs (Warnungen und Fehler): 30 Tage ab Anlage
Audit-Log: Buchhaltung, Rechnungen und Lohn: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres
Audit-Log: Angebote, Bestellungen und Leistungsnachweise: 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres
Audit-Log: Personalvorgänge: 3 Jahre ab Anlage
Audit-Log: übrige Änderungen: 3 Jahre ab Anlage
Audit-Log: Anmeldungen und Zugriffsrechte: 2 Jahre ab Anlage
Audit-Log: Bewerbungen: 180 Tage ab Anlage
Mail-Ausgang: 3 Jahre nach letzter Aktivität (Vorgabe; je Organisation zwischen 90 und 3650 Tagen einstellbar)
Vertriebspostfach (ohne Vorgang): 3 Jahre ab Eingang (Vorgabe; je Organisation zwischen 180 und 3650 Tagen einstellbar)
Mails am Vertriebsvorgang: 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres – danach werden die Angaben geleert
Support-Eingang: Absender und Betreff: 180 Tage ab Anlage – danach werden die Angaben geleert
KI-Chats: 1 Jahr nach letzter Aktivität (Vorgabe; je Organisation zwischen 30 und 1095 Tagen einstellbar)
Anrufprotokoll der KI-Telefonzentrale: 90 Tage ab Anlage (Vorgabe; je Organisation zwischen 7 und 365 Tagen einstellbar)
Hinterlegte Rückrufe der KI-Telefonzentrale: 30 Tage ab Ende des Laufs
Entra-Protokolle der Kunden: 400 Tage ab Anlage
Nicht-interaktive Entra-Anmeldungen der Kunden: 90 Tage ab Anlage (Vorgabe; vom Betreiber zwischen 7 und 400 Tagen einstellbar)
Angebotsannahme im Portal: IP-Adresse und Browser: 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres – danach werden die Angaben geleert
Bewerberdaten (nicht eingestellt): 180 Tage ab Anlage
Abruf-Links der Steuerkanzlei: 90 Tage ab Ende des Laufs
Lokal erfasste Arbeitszeiten (Ausweich-Uhr): 30 Tage ab Ende des Laufs
Krankmeldungen: 3 Jahre ab Ende des Laufs
Quelldateien der Abrechnungs-Automationen: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres
Belege und Buchungsunterlagen: 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres – gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 147 Abs. 3 AO); vorher wird nicht gelöscht

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung in diesem Dienst

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg).

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Dieser Dienst nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung in diesem Dienst

Cookies

Dieser Dienst verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Diese dienen der sicheren An- und Abmeldung, der Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung nach dem Login sowie grundlegenden Sicherheitsfunktionen (z. B. Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery). Es handelt sich überwiegend um Session-Cookies, die nach dem Ende Ihrer Sitzung bzw. nach dem Abmelden automatisch gelöscht werden. Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Trackingzwecken und keine Cookies von Drittanbietern zu Marketingzwecken ein. Daneben merken wir uns einzelne Anzeige-Einstellungen, die Sie selbst wählen (etwa eine ein- oder ausgeklappte Seitenleiste), in einem Cookie, damit die Seite gleich in der gewählten Form erscheint. Diese Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten und laufen nach spätestens einem Jahr ab.

Die Speicherung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden; bei der Deaktivierung notwendiger Cookies kann die Funktionalität des Dienstes – insbesondere die Anmeldung – eingeschränkt sein.

Server-Log-Dateien

Der Provider des Dienstes erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer URL
Hostname des zugreifenden Rechners
Uhrzeit der Serveranfrage
IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Betreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung, der Sicherheit und der Optimierung seines Dienstes – hierzu müssen die Server-Log-Dateien erfasst werden.

Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung des Dienstes ist ein Nutzerkonto erforderlich. Der Zugang erfolgt derzeit ausschließlich auf Einladung im Rahmen einer geschlossenen Beta. Bei der Einrichtung und Nutzung des Kontos verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Organisations- bzw. Mandantenzugehörigkeit, Ihre Rolle und Berechtigungen, Anmeldedaten (Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert) sowie Nutzungs- und Aktivitätsdaten, die zum Betrieb und zur Absicherung des Kontos erforderlich sind (z. B. Zeitpunkt der Anmeldung, Änderungsprotokolle im Sinne eines Audit-Logs).

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Dienstes und damit zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Gewährleistung der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Melden Sie sich über einen Identitätsanbieter Ihrer Organisation an (z. B. Microsoft Entra ID / Single Sign-on), werden die dafür erforderlichen Identitäts- und Kontodaten zwischen dem Identitätsanbieter und uns ausgetauscht. Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Nutzerkonto gelöscht wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Von Nutzern eingestellte Inhalte (Kunden- bzw. Mandantendaten)

Der Dienst ist mandantenfähig. Personenbezogene Daten, die eine Kundenorganisation (Mandant) eigenverantwortlich in den Dienst einstellt oder dort verarbeitet – etwa zu ihren eigenen Beschäftigten, Kunden oder Kontakten –, verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag der jeweiligen Organisation. Für diese Daten ist die jeweilige Organisation datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir sind Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO und handeln auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Für die Verarbeitung dieser Daten gelten vorrangig die Datenschutzhinweise der jeweiligen Organisation. Betroffene wenden sich mit ihren Rechten bitte an die verantwortliche Organisation; wir unterstützen diese vertragsgemäß bei der Erfüllung der Betroffenenrechte.

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

5. Analyse-Tools und technische Telemetrie

Microsoft Application Insights

Zur Sicherstellung eines stabilen und fehlerfreien Betriebs nutzen wir Microsoft Application Insights (Azure Monitor), einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited. Dabei werden technische Telemetriedaten erfasst, insbesondere Leistungs- und Zugriffsmetriken, Fehler- und Ausnahmemeldungen (inkl. technischer Stack-Traces) sowie Metadaten zu Anfragen (z. B. aufgerufene Route, Antwortzeiten, Statuscodes, pseudonyme Sitzungs-/Anfrage-Kennungen). Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Fehleranalyse, der Absicherung und der Performance-Optimierung des Dienstes und werden nicht für Werbezwecke verwendet.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und technisch einwandfreien Betrieb des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Telemetriedaten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Mit Microsoft besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung.

6. Künstliche Intelligenz

Sprachmodelle (Microsoft Azure OpenAI)

Für KI-Funktionen des Dienstes – etwa den Assistenten „Juno", Zusammenfassungen, Entwürfe, die Einordnung von Tickets und Belegen und die Suche – nutzen wir Sprachmodelle über Microsoft Azure OpenAI (Microsoft Foundry), einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited. Das KI-Konto liegt in der Azure-Region „Germany West Central" (Frankfurt). Bei Bereitstellungen vom Typ „Data Zone" in einer EU-Region werden Eingaben und Antworten nach Angaben von Microsoft nur innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Nach Angaben von Microsoft werden Eingaben und Antworten weder anderen Kunden noch OpenAI oder anderen Modellanbietern zugänglich gemacht und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Der Dienst fordert bei jeder Anfrage an, dass Antworten bei Microsoft nicht gespeichert werden („store: false"). Microsoft betreibt zusätzlich eine automatisierte Missbrauchsüberwachung; dabei können auffällige Inhalte zur Prüfung in der Geografie des KI-Kontos gespeichert werden. Ob eine Freistellung von dieser Speicherung möglich ist, klären wir mit Microsoft.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gesprächsverläufe mit dem Assistenten speichern wir im Dienst; sie werden nach der unten genannten Frist gelöscht.

Semantische Suche (Azure OpenAI text-embedding-3-large)

Für die Suche nach Bedeutung („semantische Suche") wandeln wir Texte aus dem Dienst – etwa Titel und Inhalte von Dokumentation, Tickets und Angeboten sowie Name und Rolle von Beschäftigten – in Zahlenvektoren um. Dazu nutzen wir das Modell „text-embedding-3-large" über Microsoft Azure OpenAI im selben KI-Konto als Bereitstellung vom Typ „Data Zone" in der EU: Die Umwandlung erfolgt nach Angaben von Microsoft nur innerhalb der Europäischen Union; ein Vertragsverhältnis besteht nur mit Microsoft. Aus den Personaldatensätzen fließen nur Name, E-Mail, Rolle, Vorgesetzte und fachliche Angaben (Fähigkeiten, Berufserfahrung) ein – keine Personalnummer, Vertrags-, Gehalts- oder Gesundheitsangaben.

KI-Telefonzentrale „Juno"

Organisationen, die die KI-Telefonzentrale einsetzen, lassen eingehende Anrufe zunächst von „Juno" entgegennehmen. Juno weist zu Beginn darauf hin, dass es sich um eine KI handelt und dass kein Mitschnitt entsteht; im Gesprächsmodus nennt Juno außerdem, dass Anrufer an der Rufnummer erkannt werden, und dass die Taste 0 jederzeit zum Team führt. Im Gesprächsmodus wird das Gesprochene mit Azure Communication Services und Azure Speech in Text umgewandelt und live von einem Sprachmodell verarbeitet; Audio und Wortlaut werden nicht gespeichert. Gespeichert wird ein Anrufprotokoll ohne Rufnummer und ohne Transkript (Zeitpunkt, Ergebnis, eine vom Anrufer bestätigte Zusammenfassung des Anliegens, ggf. das angelegte Ticket). Es wird nach der unten genannten Frist gelöscht, die jede Organisation zwischen 7 und 365 Tagen festlegen kann.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter im Überblick

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) oder eines Angemessenheitsbeschlusses statt.

Microsoft Ireland Operations Limited – Hosting und Betrieb (Microsoft Azure, Region „North Europe"), KI-Modelle (Azure OpenAI, Region „Germany West Central"), Telefonie und Sprachverarbeitung (Azure Communication Services, Azure Speech), Telemetrie (Application Insights), Anmeldung und E-Mail-Versand (Microsoft Entra ID, Microsoft 365).

Darüber hinaus gibt der Dienst Daten an folgende Anbieter weiter, soweit die jeweilige Anbindung von der nutzenden Organisation eingerichtet ist:

sevDesk – Buchhaltung (Kontakte, Rechnungen, Belege, Zahlungen).
Atera – Fernwartung und Geräteverwaltung (Geräte, Gerätenutzer, Kontaktdaten).
Hornetsecurity – Status der Microsoft-365-Sicherung (Namen und E-Mail-Adressen von Postfächern).
Clockodo – Zeiterfassung (Arbeitszeiten, Abwesenheiten).
Weitere Anbindungen nach Wahl der Organisation, etwa Ticketsystem (HaloPSA), elektronische Signatur (DocuSeal), Projektverwaltung (awork), Netzwerk- und Sicherheitsverwaltung (Securepoint, Ubiquiti UniFi), Distributoren und Hersteller für Bestellungen und Garantieabfragen sowie Kartendienste.

Für die Adress-Vervollständigung bei der Eingabe von Anschriften im Vertriebsbereich wird der eingegebene Suchtext nur an den Kartendienst übermittelt, den die nutzende Organisation selbst eingerichtet hat, und nur, wenn sie die Adressauflösung eingeschaltet hat. Andernfalls gibt es keine Vorschläge, und der Text verlässt unser System nicht.

Hat die nutzende Organisation keinen eigenen Kartendienst eingerichtet, lädt unser Server die Kartenbilder vom Kachelserver der OpenStreetMap Foundation (tile.openstreetmap.org). Übermittelt werden dabei nur der angezeigte Kartenausschnitt, die Adresse unseres Dienstes und die Server-Adresse – nie die IP-Adresse oder der Browser der Nutzer.